3 съвета за завладяване на вашата пощенска кутия

Колко непрочетени имейла са във вашата пощенска кутия в момента? Повече от 10? Повече от 100-или може би повече от 10 000? Не си сам.

Имейлът може да бъде черна дупка във времето дори за най-организираните, продуктивни работници-особено, когато изглежда, че отговаря на едно съобщение, само задейства натиск от дузина повече. Но как можете да разбиете цикъла и Накрая Поддържайте тази неуловима цел: Inbox Zero?

„Стратегиите за електронна поща с един размер не работят“, казва треньорът по производителност Карсън Тейт. „Трябва да изберете и да изберете кои системи се вписват, въз основа на това как мислите и работите.„За да започнете, ето един бонанза от хакове, приложения и системи, които да опитате за размер.

Продължавайте да четете за експертни съвети за разглеждане на вашата пощенска кутия.

Разсейване на късо съединение

Проблемът: Ако сте склонни да преминете към раздела по имейл в браузъра си с всяко известие за входяща поща, помислете за това: „отнема средно четири минути, за да се възстановите от прекъсване“, казва експертът по производителност Марша Игън. Това означава, че малко от производителността на деня ви умира всеки път, когато се поддадете на разсейващ Динг. Вместо това настройте Guardrails, за да не получавате уведомяване всеки Време е да получите нов имейл. И ако сте постоянен кликер, задайте таймер и се стрежете да проверявате само имейла си на всеки час.

Инструментите: Партидната входяща кутия крие входящите имейли в отделна папка до предварително проектирано време всеки ден (да речем, 10 a.m. или 2 p.m.-или по-често, ако не сте готови да мащабирате обратно винаги в манията си за това). Входящата поща, когато е готова, е безплатно разширение на хрома, което ви позволява временно да скриете входящата си поща с едно натискане на бутон, така че можете да се справите с всичките ви задачи, свързани с имейла.

Убийте струпването

Проблемът: Погледнете непрочетената си поща и вероятно ще намерите десетки бюлетини, промоция на дребно и абонаменти, които имате нулево намерение да четете. Затова ги спрете да кацат във входящата ви поща на първо място! Ако трябва да сортирате 20 съобщения вместо 200, е по-малко вероятно да се почувствате размазани-или пропуснете важно съобщение.

Инструментите: Един изпитан метод е да търсите термина „Отписване“ във вашия имейл. Това ще извлече всички съобщения, които го съдържат; И ако използвате Gmail, думата ще бъде подчертана в жълто, когато отворите обидния имейл за бързо и безболезнено отказване. Можете също да разгледате разгръщането.Аз, който сканира вашата пощенска кутия и ви позволява да се отпишете за бюлетини, които никога няма да четете масово. Едно предупреждение: Приложението е продало потребителски данни в миналото, така че изборът да го използва може да доведе до повечеНежелани бюлетини надолу по линията.

И накрая, използвайте календално, за да ограничите тези досадни имейли назад и напред за планирането на среща или намирането на време, за да вземете обяд. Той се синхронизира с вашия календар, позволявайки на приятелите и колегите да резервират отворено време, без изобщо да ви се налага да ви изпраща имейл. Входяща победа!

Работете системата

Проблемът: За аналитични, линейни мислители, достигането до входяща нула чрез хвърляне на имейли на техните подходящо име на папки може да бъде тотален смяна на играта, казва Тейт. Но този метод най -вероятно няма да работи за визуални или креативни типове. „За тези мислители имейл в папка наистина е извън полезрението, извън ума“, казва тя.

Повече визуални учащи могат да направят по-добре настройването на филтри и системи в рамките на техния имейл, като присвоявате цветове на вашия BFF и шефа, за да можете да видите с един поглед какво е важно и маркирайки имейли, които се нуждаят от незабавен отговор. Действителната система, която избирате, е по -малко важна, отколкото дали я използвате, казва Тейт. Така че, ако се мъчите да останете на върха на вашия тежък, цветно-кодиран флагапалуза, това може да не означава Ти си Неуспех-но вашата система е. Просто преосмислете плана си за изтриване на имейли и го дайте още един ход.

Инструментите: Време е да станете супер плътно с настройките на вашия имейл. Gmail, например, може да бъде персонализиран около милион различни начини без помощта на приложения на трети страни. Но има и кожи и разширения на браузъра, които си заслужават да се проучат. Sortd ви позволява да организирате вашата входяща поща в гъвкав набор от списъци. Така че вместо една масивна купчина имейл, можете бързо да плъзнете и пускате имейли, за да правите, да четете, да се нуждаете от проследяване и т.н. И Boomerang е чудесен за хора, които се колебаят да подадат имейли (от страх да не ги забравят завинаги), но не искат да живеят с запушена входяща поща. Приложението временно филтрира съобщенията от основната ви папка, но ги връща в даден момент и дата, която посочвате, което го прави чудесно проста система за напомняне.

Тъй. И това е времето, когато вашите върхове на производителността, според науката.